Hakuohjeet ulkomaanjaksolle, henkilöstö

MITEN HAKEUDUT ULKOMAANJAKSOLLE?

Varian henkilöstön on mahdollista tehdä ulkomaanjaksoja useisiin eri maihin Euroopassa ja Aasiassa. Ulkomaanjaksojen pituus voi vaihdella hakijan toiveiden ja mahdollisuuksien mukaan, ja yleensä jaksojen pituus on 2–14 päivää. Yleisin jakson kesto on noin viikko.

Ulkomaan jaksoille voi hakea pääsääntöisesti kerran vuodessa marraskuun loppuun mennessä, jotta ulkomaanjaksoa varten tarvittava työaikaresurssi voidaan ottaa huomioon seuraavan vuoden työaikasuunnitelmassa. Mahdollisuuksien mukaan lyhyille jaksoille voi myös hakea muina aikoina.

Ole hyvissä ajoin liikkeellä, sillä hakuprosessi voi kokonaisuudessaan kestää yhteensä 2–3 kuukautta. Prosessin kestoon vaikuttaa mm. se, kuinka nopeasti kansainvälisistä kumppanikohteistamme löytyy mielenkiintoasi vastaavia paikkoja.

Opiskelijoiden hakuohje -sivun sivuvalikosta löydät eri maiden ja kohteiden esittelyt, joihin kannattaa tutustua. Matkakuumetta kannattaa ehdottomasti kasvattaa myös lukemalla henkilöstön matkakertomuksia TÄÄLTÄ.

‍Ulkomaanjakson koko prosessi vaihe vaiheelta:





















1. Hae ulkomaanjaksolle

Täytä ensin hakulomake ulkomaanjaksolle. Henkilöstön hakulomake löytyy TÄÄLTÄ. Hakemuksen hyväksymisen jälkeen, tee virkamatka-anomus SAP Concurissa. Concur-kuvake löytyy työaseman työpöydältä. Huomioi, että ulkomaanjaksoon liittyy aikaavieviä tehtäviä ennen jaksoa ja jakson jälkeen.

2. Sovi tapaaminen

Ota yhteyttä oman tiimisi kansainvälisten asioiden yhteyshenkilöön ja kansainvälisten asioiden koordinaattoriin ja sovi tapaaminen. Tapaamisen yhteydessä käydään läpi dokumentit sekä sopimukset:

Huomio, että allekirjoittaessasi sopimuksen sitoudut noudattamaan matkaraporttiohjeita ja toimittamaan matkaraportin kahden viikon kuluessa matkan päättymisestä. Lisäksi sitoudut tekemään yhden Instagram-päivityksen jakson aikana, pitämään esityksen omalle tiimille jakson jälkeen sekä tiedottamaan tuloksien hyödyntämisestä.

Muista myös keskustella esihenkilösi kanssa hakulomakkeella ja ohjelmassa (work programme) mainituista tavoitteistasi ja kehittämiskohteistasi. Lisäksi varmista, että esihenkilösi tekee tarvittavat lisäykset ja/tai muokkaukset työaikasuunnitelmaasi ulkomaanjaksoasi koskien.

3. Valmentautuminen

Valmentaudu matkaan ottamalla mm. selvää kohteesta sekä suunnittelemalla ja organisoimalla ohjelmaa.

Varmista myös seuraavat asiat:

  • Tarkista passin voimassaoloaika sekä tarvittavat vakuutukset. Varia vakuuttaa sinut työ- ja vapaa-ajalla.
  • Hanki tarvittaessa rokotteet ja viisumi.
  • Tilaa KELA:n eurooppalainen sairaanhoitokortti maksutta TÄÄLTÄ.
  • Tutustu ulkomaanjaksojen kriisiohjeeseen jo hyvissä ajoin ennen matkaa.
  • Lue Vantaan kaupungin matkustusohje, joka löytyy TÄÄLTÄ.

4. Kohteessa


Toteuta ulkomaanjaksosi vastaanottavan tahon kanssa. Muista myös tarkastella hakemuksessa ja ohjelmassa (work programme) mainittuja tavotteitasi ja kehittämiskohteitasi.


5. Dokumentoi matkan aikana

Vaikka ulkomaanjaksolla on kaikkea uutta opittavaa ja nähtävää, niin sinun tulee jakson aikana silti pitää huoli seuraavista asioista:

  • Muista ajoissa hankkia kaikkiin palautettaviin dokumentteihin allekirjoitukset ennen kuin lähdet takaisin Suomeen.
  • Jotta muutkin pääsevät nauttimaan jaksostasi, niin sinun tulee matkan aikana dokumentoida myös oppimistasi ja kokemuksiasi. Voit valita itse, miten jaksolta raportoit (tekstidokumentti, kuvapäiväkirja, blogi, video jne,). Tarkemmat ohjeet matkaraportointiin löytyy TÄÄLTÄ. Muista arvioida jakson onnistumista suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja suunnitelmiin.
  • Mikäli digitarinan eli videotarinan kuvaaminen esim. kännykällä kiinnostaa, niin katso seuraava lyhyt ohjevideo TÄÄLTÄ.
  • Matkan aikana, sinun tulee myös tehdä yksi Instagram-päivitys @variainternational-kanavalle.


6. Jaa kokemuksiasi matkan jälkeen

Ulkomaanajakson jälkeen sovi esihenkilösi kanssa vapaamuotoisen esityksen pitämisestä omalle tiimillesi.

Palauta viimeistään kahden viikon päästä jakson päättymisestä matkaraporttisi ja allekirjoitetut dokumentit. Jos olit Erasmus-jaksolla, sinun tulee vastata myös sähköpostiisi saapuvaan ”Eu-survey” -palautekyselyyn. Muun rahoituksen ollessa kyseessä, palautekysely tulee kansainvälisten asioiden koordinaattorilta sähköpostitse.

7. Toiminnan kehittäminen

Tarkastele ulkomaanjakson aikana oppimiasi asioita ja suunnittele, miten aiot soveltaa jaksolta saamiasi tuloksia ja ideoita. Mieti miten voit käytännössä hyödyntää jaksolla opittuja asioita omiin työtehtäviisi liittyen (esim. opetuksessa) ja kehittää toimintaa (omaa, alan tai Varia tasolla). Tee tästä kehittämiskohteestasi yksi Instagram-päivitys viimeistään vuoden päästä ulkomaanjaksosi päättymisestä.


Artikkeli

Henkilökunnan matkakertomuksia

Lue Lisää

Artikkeli

Opiskelijoiden matkakertomuksia

Lue Lisää

Aviapoliksen toimipiste

Rälssitie 13

01530 Vantaa

Hiekkaharjun toimipiste

Tennistie 1

01370 Vantaa

Koivukylän toimipiste

Talvikkitie 119

01360 Vantaa

Myyrmäen toimipiste

Ojahaantie 5

01600 Vantaa

facebook twitter instagram youtube