Henkilötietojen käsittely

Tällä sivulla kerrotaan, millä tavoin henkilötietojasi käsitellään Vantaan kaupungilla, jos olet ilmoittautunut Vantaan aikuisopiston kursseille.

Miksi henkilötietojani kerätään aikuisopistossa?

Jos olet ilmoittautunut Vantaan aikuisopiston kurssille, sinulta kerätään ilmoittautumisen yhteydessä ne henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä kurssin järjestämiseksi. Kerättyjä tietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin kurssien järjestämiseen ja siihen liittyvien tehtävien hoitamiseen.

Mitä tietoja kurssien järjestämiseksi tarvitaan?

Kurssien järjestämistä varten tarvitaan esimerkiksi kurssille osallistuvan henkilön nimi, henkilötunnus sekä yhteystiedot. Nämä tiedot tarvitaan mm. laskutusta ja tilastointia varten.

Mistä tietoni saadaan?

Tarvittavat tiedot saadaan kurssille osallistujalta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä.

Luovutetaanko tietojani eteenpäin?

Tietojasi voidaan luovuttaa eteenpäin vain suostumuksellasi tai jos muulla viranomaisella on lain perusteella oikeus saada tietoja. Tietoja luovutetaan esimerkiksi valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Tietojasi ei kuitenkaan koskaan luovuteta esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Tietojasi säilytetään vain niin kauan kuin laki sitä edellyttää. Vantaan aikuisopistossa tietojen säilyttämistä ja hävittämistä ohjaa Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelma, jossa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. Aikuisopiston asiakas- ja opiskelijatiedot hävitetään pääsääntöisesti 10 vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä.

Kuka voi käsitellä tietojani?

Tietojasi saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen työtehtävä sitä edellyttää.

Millä tavalla tietoni on suojattu?

Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Kun aikuisopiston asiakastietoja tarkastellaan tai muokataan, jokaisesta käynnistä jää merkintä asiakasjärjestelmään. Paperisia asiakirjoja säilytetään lain mukaisesti eri arkistotiloissa kaupungilla. Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen osalta jokaisella kaupungin henkilöstöön kuuluvalla on lakiin perustuva vaitiolovelvollisuus.

Miten kaupungilla toimitaan, jos tietoni joutuvat vääriin käsiin?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tiedot voivat poikkeustapauksessa joutua vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Lisäksi kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojesi vuotaminen voi aiheuttaa merkittävää haittaa oikeuksillesi. Kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille, joiden tiedot ovat vuotaneet. Jos tietovuoto koskee suurta henkilöjoukkoa, eikä asia vaadi sinulta välittömiä toimenpiteitä, tietojen vuotamisesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Mitä voin tehdä, jos epäilen että tietojani on käsitelty lainvastaisesti?

Jos epäilet, että tietojasi on käsitelty aikuisopistolla lainvastaisesti, voit ottaa yhteyttä aikuisopiston rehtoriin sekä Vantaan kaupungin tietosuojavastaavaan asian selvittämiseksi (ks. alla kohta yhteystiedot). Voit tässä tapauksessa saattaa asian myös kansallisen valvontaviranomaisen eli tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta saat tietosuojavaltuutetun toimistosta. Tietosuojavaltuutetun puhelinneuvonnan ajantasaiset yhteystiedot löydät tietosuojavaltuutetun sivulta.

Miten voin tarkastaa tietoni?

Voit tarkastaa tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infosta. Lomake allekirjoitetaan omakätisesti ja se palautetaan henkilökohtaisen käynnin yhteydessä Vantaa-infoon. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Jos tarkastusoikeutesi evätään, saat kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee perusteet kieltäytymiselle. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Voit pyytää tietojesi oikaisemista, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, Asematie 7, 01300 Vantaa.

Voinko vaatia kaupunkia poistamaan tietoni?

Kaupungin oikeus kerättyjen tietojen käsittelyyn perustuu lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että tällä perusteella kerätyt asiakastiedot voidaan hävittää vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. Voit kuitenkin aina pyytää kaupunkia poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot.

Voinko vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos tietosi eivät pidä paikkaansa, voit vaatia Vantaan kaupunkia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Mistä voin kysyä lisää henkilötietojen käsittelystä aikuisopistossa?

Lisätietoja voit pyytää aikuisopistolta, ks. yhteystiedot alla.

Yhteystiedot

Petri Vahtera, Vantaan aikuisopiston rehtori

  • etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi
  • puh. 040 846 7454

Vantaan opistotalo

  • Lummetie 5, 01300 Vantaa
  • aikuisopisto(at)vantaa.fi
  • puh. 09 8392 4342

Mikael Valtomaa, Vantaan kaupungin tietosuojavastaava, lakimies

  • etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi
  • puh. 040 071 3358

Huomaathan, että sähköpostin tietoturvallisuutta ei pystytä takaamaan, joten ethän lähetä henkilötietojasi sähköpostilla.

Asiakaspalvelu

puh. 09 8392 4342, aikuisopisto@vantaa.fi

Asiakaspalvelu avoinna: ma–to klo 9–15 ja pe 9–14

Vantaan opistotalo, Lummetie 5

PL 4506

01030 Vantaan kaupunki

Seuraa meitä somessa!

FACEBOOK:
@vantaan.aikuisopisto

INSTAGRAM:
@vantaanaikuisopisto #vantaanaikuisopisto

facebook instagram youtube